Pour une organisation efficace

Pour une organisation efficace

To do List, agenda, calendrier, organiseur, tableau de répartition des tâches, objet ou digital, les outils pour organiser son activité et gérer son temps ne manquent pas. Alors pourquoi n’y arrivez-vous toujours pas ? comment faire pour gagner du temps et de l’efficacité ?

D’abord soigner son environnement de travail

J’ai appris ça des professionnels des métiers de bouche, pâtissiers et cuisiniers, qui m’ont dit que pour obtenir un bon résultat (et ne pas se retrouver à la fin de la recette avec une plonge qui déborde), il fallait tout bien préparer et nettoyer et ranger au fur et à mesure.

Il est important que vous ayez un environnement de travail rangé et classé. Vos dossiers, vos courriers, vos outils, votre bureau (y compris votre bureau virtuel sur votre PC), chaque chose doit avoir sa place. (big up à mon amie Nathalie).

Personnellement, je suis adepte du minimalisme. Plus l’espace autour de vous est dégagé et clair, plus votre esprit sera léger et plus votre cerveau sera performant dans la concentration

En résumé :
– Classez tous vos dossiers et projets en cours à portée de mains mais pas dans votre champ visuel, et ne sortez qu’un projet à la fois.  
– Instaurez un rituel de ‘ménage’, très bienfaisant. Hebdomadaire, mensuel ou trimestriel, consacrez une heure ou deux au rangement (sans penser à rien d’autre), vous verrez comme on accumule facilement et comme le tri vertical peut décharger le mental.
– Personnellement je le fais tous les samedis soir pour arriver lundi sur un plan de travail net et bien commencer ma semaine.

Quoi que vous fassiez, soyez 100% dedans

Imaginez si vous roulez plusieurs kilomètres en perdant plusieurs gouttes de carburant par seconde. C’est exactement ce que vous faites quand vous dispersez votre attention entre plusieurs actions.

Lorsque la fin de journée arrive et que vous vous dites ‘je suis crevé, je n’ai pas vu le temps passer, et j’ai l’impression de n’avoir rien fait’, c’est typiquement ce qui se produit quand vous laissez la place aux fuites de carburant.

Donc une tache à la fois, et une concentration maximum pendant que vous effectuez cette tâche. Prenez l’habitude de fermer votre bureau, de mettre votre téléphone en silencieux, de supprimer les notifications sur votre ordinateur. Et ce pendant 30 à 40 minutes.
Il y aura un temps pour traiter les mails et autres appels du pied de l’extérieur, et quand vous le ferez, vous y serez aussi à 100% et donc vous mettrez moins de temps à le faire.

Travailler sur un dossier ou un projet, tout en répondant aux mails, au téléphone, aux conversations instantanées sur écran ou à la porte du bureau revient à parler à plusieurs personnes en même temps

Je suis certaine que vous avez déjà essayé au cours d’un diner où vous étiez une dizaine ou plus à table, de suivre toutes les conversations, et que vous n’y êtes pas arrivé, non ? Normal, nous sommes conçus pour n’exercer qu’une seule tache à la fois.
Désolée mesdames mais le mythe du don féminin pour le multi tasking est une hérésie, et une source de charge mentale. Face à la multiplicité des sollicitations, nos cerveaux sont tous égaux.

Laissez les super pouvoirs à l’industrie du cinéma

Un agenda rempli à 100% est une véritable catastrophe énergétique. Vous ne pouvez pas être productif 8 ou 10 heures d’affilée..

Quelques règles à suivre pour le remplissage de votre agenda :
– Placez LA tâche importante de la journée le matin, idéalement entre 9 et 11.
– Gardez au moins une heure (idéalement 1h30) pour la pauser déjeuner. Une vraie pause où vous êtes entièrement présent à votre déjeuner, et ensuite au temps de récupération.
– Placez les taches peu demandeuses d’énergie après le déjeuner (pas de réunion brainstorming à 14h)

– Laissez des créneaux de 15 minutes mini entre chaque tâche : à la fois marge de sécurité et temps de récupération
– Laissez des plages libres (pour les imprévus ou pour ne faire RIEN !!) : si si, c’est possible, car vous allez gagner en efficience : vous allez produire plus de résultat en moins de temps
– Placez les moments pros ET perso: le spectacle de votre enfant, votre séance de gym ou de piscine, votre RDV chez le coiffeur, la soirée avec vos amis, l’agenda (comme vous) n’est pas réservé à la vie professionnelle, c’est une mise à plat écrite de vos journées

Dormez bien, mangez bien, buvez bien : chronobiologie !

Certains sont du matin, d’autres du soir, mais cette variation n’est pas de plusieurs heures, et finalement nous suivons tous les mêmes cycles chronobiologiques. Notre température corporelle varie de 36.5 à 38 durant la journée, et le degré d’éveil suit la même courbe.
Nous sommes donc au mieux de notre forme entre 9h et 11h, peu efficace après la pause méridionale et nous avons un regain d’énergie dans l’après-midi.

Ce que nous donnons à notre corps comme carburant

C’est d’une importance capitale : réduisez les excitants, hydratez vous (le cerveau consomme beaucoup d’énergie et a besoin d’eau pour fonctionner au mieux). Les sucres rapides et repas lourds déséquilibrent notre rythme énergétique et demande au corps beaucoup d’efforts pour réguler ces apports. Pendant ce temps-là, le carburant est entièrement dédié à la régulation de l’énergie, plus de place pour l’efficacité.

Améliorez la qualité de votre sommeil

 Marchez, respirez, pratiquez la relaxation, supprimez les écrans et autres stimulations vides une heure avant le coucher. Dormez dans un endroit calme, sombre et frais, et accordez vous si possible une petite sieste.

Restez maître de la situation, en souplesse

Vous en avez maintenant l’habitude, je vous dis souvent que tout est histoire d’état d’esprit et c’est vrai ! Si vous décidez de prendre les choses en main et de gagner du temps, vous allez pouvoir mettre en place les outils et inscrire dans la durée votre nouvelle organisation.
Si, au contraire, vous partez « perdant », en vous disant qu’il y en a de toute façon trop à faire, que c’est la faute de x ou y, etc. alors je peux vous garantir que ça ne marchera pas. Agissez là où vous avez de l’influence, et vous verrez que votre impact sera positif sur voue ET sur votre entourage, personnel et professionnel.

Soyez bienveillant avec vous même, la perfection n’existe pas, seule l’amélioration pas à pas nous fait avancer. Etre organisé ne veut pas dire être rigide.

Par exemple, prévoyez la durée d’un entretien et annoncez-la, ça sécurise votre interlocuteur, vous pousse à aller droit au but et ne pas vous laisser distraire. Plus de place aux voleurs de temps.

Autre exemple : exprimez clairement vos besoins. Si vous avez Yoga tous les jeudis soir, et que vous êtes suffisamment discipliné pour vous y tenir, par ce que c’est important pour vous, vous envoyez le message à votre entourage comme quoi c’est indiscutable. Si au contraire, vous allez au yoga un jeudi sur 6, pour toutes les raisons valables du monde, vous démontrez que finalement ce n’est pas si important, et d’autres viendront s’installer dans cette plage horaire.

Léo Babauta nous conseille : ne cherchez pas à faire plus de choses en moins de temps, apprenez à mieux faire les choses qu’il faut

Être organisé, c’est un état d’esprit. Il ne s’agit pas que de listes de taches ou d’agendas de rendez-vous professionnels, il s’agit de gagner en structure et en clarté dans tout ce que vous faites, jusqu’à ce que cela fasse partie de votre fonctionnement, et devienne une seconde nature.

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